在簡報的設計中，如果「文字元件」是烹飪的食材，而「軟體功能設定」是調味料，那麼要做好一道菜，您還需要熟練的技術與火候，也就是接下來要介紹的「文字設計原則」。亞里斯多德（Aristotle）在他的著作《修辭學》（Phetoric，350 B.C. ）中提到，一個成功的論證應該包含三個要素：第一、能夠說服他人的手段；第二、使用的風格或語言；第三、論述內容妥善配置。在簡報上，我們同樣可以借用這三個要素，歸納出文字設計的原則。


 文字內容是講者的中心思想，也是整場簡報的「劇本」。回想現實生活中的戲劇，如果劇本內容空洞無聊或雜亂無章，就算導演在劇中安排俊男美女，或是加上絢麗的聲光特效，最終還是無法感動觀眾。所以在設計簡報之前，應該要好好規劃內容架構，並清楚而有邏輯地安排。在過去文章中《心智圖，發展簡報架構的好工具》所介紹的 心智圖 就是簡報企劃很好的工具，並可以協助講者設定演說範圍。接下來將先探討如何運用「簡化」的技巧，讓您的簡報文字 精簡、通俗 而 動人。

很多人都在討論，簡報中的文字要多少比較適合？中國文學家 林語堂 提供一個簡單的原則，他說：「一篇精彩的講演，應該像少女的迷你裙，越短越好」。一般在設計簡報時常會誤以為，要把一張幻燈片的畫面全部塞滿，才是認真負責的表現。但其實過量的訊息會對溝通造成干擾，聽眾無法在同一時間處理太多訊息，當一個畫面有滿滿的資訊時，聽眾的注意力會轉移到文字閱讀上，也就意謂著無法專心聽講者說話。比較好的方法是條列重點或關鍵字，內容細節則由講者口頭說明。

以下圖幻燈片為例，當您第一眼看到時，大腦首先的反應是「畫面有很多字」，接著大腦會習慣性地對文字細節進行理解。也因此簡報中的文字越多，聽眾就會花越多時間在閱讀理解，因而容易造成反客（簡報文字）為主（講者說話）的狀況。


而下圖中，畫面 文字簡潔清楚，搭配相關的影像，讓人容易聯想與理解。



簡報中的文字，常使用兩種簡化方法：標題化與 項目條列。

（1）標題化好萊塢有一項鐵則：「若是不能用一句話就讓人覺得有趣，那麼電影肯定不會賣座」，簡報也是如此。所以講者必須精心打造簡潔有力的標題，用簡單一兩句話來吸引聽眾的注意，或是說明對他們的好處。
賈伯斯（Steve Jobs）瞭解簡單所帶來的力量，他在標題設計上常運用一個技巧：先將論點簡化成「數據」或「比喻」，轉化成聽眾可以感受的「利益」，並使用具有「情緒性」的形容詞挑起聽眾的感性層面。賈伯斯曾以「Hell froze over」的標題作開場，象徵「天下沒有不可能的事」，接著再宣佈Apple公司將與Intel公司進行合作，一句話代表了全部，也充滿了戲劇性，如下圖，巨大的字型搭配適度的留白，會讓人容易聚焦且印象深刻。



※ 備註說明：Apple公司過去與IBM是夥伴關係，並共同對抗Windows與Intel所組成的聯盟。但在2005年發表會上，賈伯斯宣佈採用Intel處理器，對死忠的蘋果迷造成了相當大的震撼。西方有句俗語「when hell freezes over」，代表不可能的事；而賈伯斯使用了相反的字眼「Hell froze over」，來傳達天下沒有不可能的事。


另外，您也可以 善用主標題加副標題，第一行用大字型呈現關鍵字或數據，第二行用小字型作補充說明，如下圖。



如果標題中含有標點符號，要注意別讓標點符號出現在文字最前面，如下圖。



另外，項目條列搭配簡單的圖像元素，可以強化重點，並產生視覺類比的美感，如下圖。



此外，簡化除了包含內容的減量，也強調 用詞的簡易，建議在簡報前調查聽眾的背景資訊，並避免使用專業術語，簡單明瞭的合適用詞，將拉近您與聽眾的距離，並增加說服力。也儘量別使用文字縮寫，除非能夠確定聽眾都知道縮寫的意義。如果真的必須使用縮寫，請在第一次出現縮寫時，說明或標示全文與意義。

利用 簡化 的設計方法，可以讓您的演說內容更加清楚有重點，並提高整體內文的可讀性。在下一篇文章《簡報中的修辭學技巧》，我將介紹如何使用 修辭學 中的 強調 技巧，來讓論點更鮮明而提高說服力。



 本文章收錄在《Keynote 關鍵報告》一書中，歡迎轉載，請註明出處【簡報學堂】