上一篇文章 在說明，當你的簡報題目是屬於「生活化」類型時，如何透過「髓」、「肉」與「氣」加以改善，來達到「讓聽眾心動，且願意行動」的目標。而本篇文章，則是參考我的老師 楊田林先生，針對另一種「非生活化」類型的主題進行解析，根據簡報的「髓、骨、肉、皮、氣」指出常容易犯的錯誤，並給予建議方向。


「非生活化」簡報是指專業領域較艱深的主題，例如：實現低功耗與高效能運算之多核心CPU架構、卜瓦松分配和指數分配的關係…等，也因為內容較為艱深，如果表達不清讓聽眾造成疑惑，說服力就會大大折扣。所以，評估「非生活化」簡報好壞的關鍵在於「如何讓外行的人聽懂，讓內行的人更懂」，而達成這個目標第一個步驟是：聽眾的屬性。



聽眾屬性可簡單分為以下三種狀況：第一、聽眾主要不是該領域的專家，也就是 外行人 居多；第二、聽眾主要是該領域的專家，也就是 內行人 居多；第三、外行與內行的聽眾 都有。第一種狀況你會面對的問題是，如何讓簡報深入淺出，幫助外行的人都可以理解；第二種狀況你要面對問題是，如何讓內行的人肯定你的專業，並且有新的收穫、見解與啟發；而第三種狀況的問題最難，通常是第一、第二種狀況的加總。

針對「如何讓外行的人聽懂，讓內行的人更懂」這個目標，提供以下策略，分別從「髓」、「骨」、「肉」、「皮」與「氣」加以改善。

首先，「髓」就是設定明確的目標，在 上篇 與 中篇 文章都有提到，簡報前要先釐清3W問題(Who、What、Why)。我認為「非生活化」簡報「如何讓外行的人聽懂，讓內行的人更懂」的重要關鍵在於，事先瞭解聽眾的「起點行為」。所謂的「起點行為」就是聽眾一開始對主題的認知程度，是外行？還是內行？還是兩者都有？

聽眾的「起點行為」會影響簡報的策略，例如：聽眾外行、內行都有，要以誰為優先？是以大部分的聽眾？還是針對關鍵對象？簡報策略也會影響後續的架構、內容、設計與表達。如果簡報像是電台廣播，那麼釐清聽眾的「起點行為」就像是收音機的調頻，一開始要頻率一致，接下來的訊息傳遞才會順暢。


第二、「骨」是支撐簡報的架構，也是內容之間的邏輯脈絡。因為「非生活化」簡報的內容相對艱深龐雜，如果缺乏清晰的架構與脈絡，聽眾很容易就迷失其中。架構就像是簡報的藍圖，它的目的是幫助聽眾快速理解，也會讓你看起來更加專業、有說服力。架構不單是簡報的大綱，它還可能是論點與論點之間的關係、投影片之間的關連性，或是一張投影片重點項目出現的順序。如果簡報中的論點、案例、故事…等內容是一顆顆的珍珠，那麼架構與脈絡就是串起這些珍珠的那條線，我們要給聽眾看的是一串項鍊，而非一盤珍珠。

如何設計清晰的架構與脈絡？你可以先問自己：「簡報的重點是否存在著順序，而它們之間又存在著什麼關係？是時序、層級、對比、地點，還是其他？」我舉工作進度報告為例，如果你選擇了「時序」當成重點之間的關係，那麼工作進度報告的邏輯架構就會像是：我上週做什麼、本週做什麼、下個月預計做什麼。邏輯是一種思維習慣，既然稱為習慣就表示可以學習和培養。我會建議你多觀摩、累積一些邏輯思維的架構，並試著練習挑選合適的架構來設計簡報內容。


第三、「肉」就是內容要「深入淺出」，讓人聽得懂、願意聽、有收穫。「非生活化」簡報最容易犯的一個錯誤就是，太過專業，所以 楊田林先生 常開玩笑說：「請說人話，別說神話」。但不是要你不能用專業術語，而是要考量聽眾的「起點行為」，用聽眾容易理解的語言溝通，例如：聽眾大多是該領域的專家，說行話反而容易溝通。如果現場內行、外行聽眾都有，比較保險的做法是，在第一次出現專業術語時(尤其是外文縮寫)，一定要先顯示全文，並加以說明或舉例，這個小動作會影響聽眾後續的理解，所謂「失之毫釐，差之千里」。

很多人會誤以為「深入淺出」就是純粹的把內容簡單化，但它其實是兩個概念，你必須先「深入」，才能達到「淺出」，也就是你必須先對一件事物有深刻通透的瞭解，才能再利用聽眾容易理解的方式表達。真正的「深入淺出」蘊含了三個重點：簡化、深化、轉化，你可以透過不同手法來達成這個目標，例如：比喻、對比、案例、故事、數據…等。「淺出」是表象，「深入」才是真相，也就是 達文西 所說的：「簡單，是最高級的複雜」。


第四、「皮」就是視覺設計，因為「非生活化」簡報的內容相對艱深龐雜，所以「如何讓人看得清楚」會是幫助聽眾理解的重要關鍵。我會建議你使用「一張投影片，一個重點」的設計原則，這個原則常被誤解為「圖大字少」的簡報設計，但實務上，「非生活化」簡報通常是專業領域的知識，過度的簡化反而會造成聽眾理解上的困難，簡報既然是「設計」，就必須回歸到「協助溝通」的功能，而非過度簡化難以理解的「藝術」。

「一張投影片，一個重點」有二個核心精神，第一、「觀點，才是重點」：也就是一張投影片的訊息多寡不是重點，一張投影片的「觀點」是否清楚才是關鍵，所有的訊息都在幫助釐清這個觀點。第二、「單一時間，單一重點」：有時候我們可以將訊息切割成多張投影片，每一張投影片都有一個觀點，但有時候訊息卻無法切割，這時候就可以利用動畫效果，讓訊息分次出現，讓你可以講到哪裡，秀到哪裡，這兩個方法都是在幫助聽眾理解。




最後，「氣」就是上台表達，很多人都會抱持這樣的疑惑：「非生活化」簡報很專業，應該很難互動吧？我的經驗是，的確很難互動，但也因專業性的內容艱深難懂，所以更不能忽略了互動。既然簡報的本質是「溝通」，就必須確保雙向的訊息是有發、有收；有傳、有回，互動就是最好的方法。

請別把「互動」誤以為是「活動」，「溝通」是簡報的目的，「互動」只是達成目的的方法，千萬別本末倒置，搞的花招百出反而模糊了焦點。「互動」真正的意涵在於「營造對話的感覺」，對話並不代表要一直問聽眾問題，因為過多的問題反而會給人壓迫感。一個簡單的提問、讓聽眾複誦、安靜留白讓聽眾思考、貼心地確認聽眾是否跟上、說故事…等，都是簡單又不失專業的手法。互動最終的目的在於，讓聽眾引起動機、參與其中，幫助聽眾理解並釐清問題。



最後，你可以發現「非生活化」簡報的「髓、骨、肉、皮、氣」，設計的重點都在於幫助聽眾理解，以達成「如何讓外行的人聽懂，讓內行的人更懂」的目標。

透過這一系列的文章，目的是要幫助你更精準拆解簡報「髓、骨、肉、皮、氣」的屬性與重點，又能掌握它們之間的關係與全貌。未來無論你是在準備一份簡報，或是在台下當聽眾，都可以運用「髓、骨、肉、皮、氣」的概念自我精進。最後，送給大家一句我很喜歡的格言：「不是厲害，才開始；是開始，才能厲害」，相互勉勵！



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 (本文章封面圖片出處：Robertson Cooper )